Jan: Alex und ich haben uns während unseres Bachelorstudiums in England kennengelernt und bereits bei vielen Projekten sehr erfolgreich zusammengearbeitet. Durch meine Familie hatte ich immer schon einen starken Bezug zur Hotellerie, da sie damals die Hotelsoftware Protel entwickelt hat. Alex kommt zufälligerweise ebenfalls aus einer Hoteliersfamilie und hat daher einen ähnlichen Background. Was uns aber auch verbunden hat, war der Wunsch etwas neues auf die Beine zu stellen.
Alexander: Mein Traum war es schon immer in die Hotellerie zu gehen, da die Leidenschaft für diese Branche in meiner ganzen Familie brennt. Nach meinem Bachelor bin ich daher ins Hotel Zoo Berlin gegangen und habe dort einige Monate in unserem familiengeführten Betrieb gearbeitet, bis Corona dazwischen kam. Vor einem Jahr kam schließlich die Familie Käfer auf uns zu. Gemeinsam mit ihnen haben wir Unifai gegründet, mit dem gemeinsamen Ziel, den Hotelbetrieben während der Corona Zeit zu helfen und für die Probleme, die dadurch neu entstanden sind, mit unserer Software, Lösungen zu finden. Jan ist nach seinem Masterabschluss eingestiegen und zusammen mit einem dritten Gründer, Marcel Gleich, waren wir dann startklar.
Jan: Der Name Unifai kommt von dem englischen Wort “to unify”, also etwas zusammenbringen oder zusammenführen, und ai - artificial intelligence. Diese Kombination drückt unser Ziel aus; wir wollen Mitarbeiter:innen in den jeden Bereichen eines Betriebes zusammenbringen und deren tägliche Prozesse vereinigen. Mithilfe von künstlicher Intelligenz (ai) gibt unsere Software schließlich Managementvorschläge und erleichtert dadurch ebenfalls den Alltag der oberen Etagen.
Jan: Die Hotellerie ist von ihrem Digitalisierungsstand noch auf dem Level des letzten Jahrzehnt. Produkte schaffen die langfristige, nachhaltige Werte geben und die neuste Technologie der Branche wiederspiegeln, war unser Ziel. Daher entwickeln wir innovative Digitalisierungskonzepte, um Betrieben langfristig einen digitalen Wettbewerbsvorteil zu sichern.
Jan: Unifai vereint sämtliche operative Hotelabläufe auf einer einzigen Plattform – von Services über anstehende Reparaturmaßnahmen bis hin zur Dokumentation verlorener Gegenstände von Gästen. Die App schafft es Mitarbeiter miteinander zu vernetzen, Aufgaben abteilungsübergreifend zuzuweisen sowie deren Bearbeitungsstatus zu verfolgen. Man weiß also immer genau, wer sich um was kümmert.
Alexander: Dank der Software hat das Personal und das Management einen klaren Überblick über das Tagesgeschäft. Unifai optimiert dazu auch die Kommunikation. Das Team kann sich gegenseitig per Push-Benachrichtigung über wichtige Updates informieren und sich zu ganz bestimmten Aufgaben austauschen – egal ob übers Handy, Tablet oder den PC. Vorbei sind also die Zeiten, in denen man wichtige Notizen für Kollegen auf Notizzettel geschrieben hat.
Jan: Wir verfolgen den Ansatz, dass man mit der minimalen Anzahl an Klicks zum Ziel kommt. Unsere App zeichnet sich daher durch ihre einfache und intuitive Anwendung aus. Obendrein setzen wir auf Gamification-Elemente, denn die Nutzung soll dem User auch Spaß machen und sie motivieren. So erhalten Mitarbeiter bei der Erledigung einer Aufgabe beispielsweise Sterne oder Lob von ihrem Vorgesetzten.
Alexander: Allem vorweg bietet unsere App eine einfache Software, in denen alle interne Hotel Prozesse übersichtlich dargestellt und gemanagt werden können. Dies führt zu mehr Effizienz im Team und löst auch das Problem des Personalmangels, da viele zeitraubende Prozesse wegfallen und Kosten gespart werden. Zudem steigert sie auch die Gästezufriedenheit, da die Mitarbeiter viel schneller auf ihre Anliegen eingehen und diese an die zuständigen Bereiche weiterleiten können. Wenn ein Gast beispielsweise früher als geplant anreist, kann die Rezeption das Reinigungspersonal benachrichtigen, dass sie das Zimmer des Gastes vorziehen, damit er sein Zimmer bereits früher beziehen kann.
Jan: Unser Team besteht mittlerweile aus 26 Mitarbeitern. Wir sind sehr multinational, aber auch thematisch breit aufgestellt. Einige Teammitglieder kommen selbst aus der Gastronomie oder Hotellerie, andere sind beispielsweise Experten im Bereich IT.
Alexander: Wir haben Herausforderungen in Chancen verwandelt: Durch unseren Hotel-Background wissen wir genau, dass das, was ein Hotel erfolgreich macht, das Team ist. Und von unseren Mitarbeitern aus der Hotellerie wissen wir auch, dass für sie das Miteinander im Team das Schönste an ihrer Arbeit ist. Genau dieses Zusammengehörigkeitsgefühl wollen wir mit Unfai stärken. Das Personal sollte im Idealfall ihre Arbeit mit Freude erledigen wollen, Spaß daran haben und für gute Arbeit auch regelmäßig Wertschätzung erfahren.
Jan: Die Mitarbeiter haben zudem die Möglichkeit durch Umfragen ihre Meinung zu Themen zu äußern – offen als auch anonym. So wird der Austausch mit dem Management stärker gefördert und sie können mehr auf die Zufriedenheit der Mitarbeiter eingehen.
Was uns außerdem besonders wichtig zu betonen ist: Wir sind kein Controlling-Tool. Die Software soll kein Personal ersetzen, sondern lediglich dazu dienen, dass man die Mitarbeiter, die man hat, so gut wie möglich fördert und unterstützt, damit sie effizienter arbeiten können. Insbesondere in Zeiten des Personalmangels schafft Unifai daher einen unheimlich hohen Mehrwert.
Jan: Die Pandemie hat uns ermutigt, Risiken einzugehen. Als die meisten Teile der Wirtschaft sich im Stillstand befanden, haben wir fleißig weitergearbeitet um unsere Fachübergreifende Software noch besser zu machen. Als die Pandemie dann endlich abgeflacht ist, war unsere Lösung dann endlich Marktfähig.
Alex: Es ist immer schwierig, auf Anhieb zu erkennen, welche individuellen Bedürfnisse ein Kunde hat. Die eigenen Ideen und die Ansprüche des Kunden zu vereinen ist die Kunst unseres Berufs. Natürlich ist es hierfür erforderlich, den Betrieb unseres Kunden zu kennen wie einen eigenen. Erst wenn man die internen Abläufe verinnerlicht hat und erkennt, an welchen Stellen individuell anzusetzen ist, können wir loslegen und den Betrieb zur operativen Perfektion führen. Nachhaltige Abläufe zu schaffen und diese digital darzustellen ist dabei unser langfristiges Ziel. Diese Arbeit macht uns großen Spaß und so geben wir jeden Tag 110% um dieses Ziel auch in Zukunft weiterhin zu erreichen.
Jan: Wir haben gemerkt, dass unser System auch viel Potenzial für andere Branchen bietet. Da sich das System ideal für Hierarchien oder Arbeitsplätze, welche nicht an den Computer gebunden sind, anbietet. Daher wollen wir auch in andere Bereiche einsteigen wie z.B. in die Gastronomie oder den Gesundheitssektor, um auch in diesen Branchen etwas zu bewegen. Generell wird Unifai einen Mehrwert für jeden Betrieb oder jede Organisation bringen, in welcher gute Kommunikation & Koordination fundamental sind. Eine Software, welche zuverlässig digitale Strukturen anbietet und gleichzeitig sehr intuitiv zu bedienen ist, war von Anfang an unsere Vision bei Unifai.
Alex: Wie gesagt in neue Branchen einzusteigen, und das neue Kalender Feature, woran wir jetzt die letzten Monate stark gearbeitet haben. Aber auch viele weitere neue Features, an welchen schon getüftelt wird. Das schöne an unserem Produkt ist, dass es unzählige Ausbaumöglichkeiten für die Zukunft gibt. Dabei ist es natürlich auch klasse, dass wir unsere Kreativität bei der Findung neuer Features jederzeit ausleben können. Wir sehen unser Produkt als einen Organismus, welcher ständig wächst und sich nie aufhört weiterzuentwickeln. Dabei sind wir jederzeit offen auf individuelle Kundenwünsche einzugehen und so die optimale Softwarelösung für jeden Betrieb anzubieten.
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